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なぜクラウド化するとワークフローの無駄が省けるのか?

中堅企業のためのワークフロー改善 第2回 なぜクラウド化するとワークフローの無駄が省けるのか?

前回のコラムでは、社内の業務効率化・ワークスタイル変革などの一環から、社内のIT化が進められている一方で、ワークフローは未だに紙の用紙に判子を押してもらう『スタンプラリー』が残っているという話を紹介しました。クラウド化による承認フロー改善に注目が集まっていますが、なぜ、クラウド化すると改善するのでしょうか?
前回にひきつづき、中堅機械部品商社のL社の話を聞いてみましょう。

ワークフローをクラウド化すると、チェックが疎かになる?

  • Y主任:
    ワークフローを改善するためにクラウド化すると、タブレットからでも申請された稟議をチェックし、承認することができますが、簡単すぎてチェックがおざなりになるという話を耳にしたんですが。
  • N課長:
    そういうことを言う人もいるけれど、チェックをおざなりにする人は、紙の申請書でもおざなりだと思うよ。実際見つけたら厳重注意するけれど、中身をチェックしないまま、部下に自分の判子を預けて代理で押印させている部課長もいるかもしれない。稟議や申請の内容をきちんと見るかどうかという点では、それはシステムの問題ではなく個人の問題だろうね。
  • Oさん:
    ネットで調べていると、逆に出先などで時間に余裕を持って内容をチェックできるので、クラウド化して良かったという声もありますね。
  • Y主任:
    うちで配布しているスマートフォンやタブレットは、パスワードと指紋認証の二段階認証だから、他の人がログインして稟議を通すということはないわけだ。なるほど、こちらのほうが確実に本人が見ていることになりますね。
  • N課長:
    それに決裁権者ほど忙しいものだ。外出ばかりで会社にいないとういことも多くて、それでワークフローが進まないことも多いんだ。スマートフォンやタブレットでワークフローを進めることができるというのは、大きなメリットだろうね。

この会話からも分かるように、ワークフローをクラウド化することによって、認証すべきアカウント以外では処理できないため、第三者が勝手に稟議書や申請書を通すことはできなくなります。L社のように多段階認証を導入していれば、忙しいからといって他の人に承認させるということはできないので、確実に『承認すべき人が承認する』ことになります。加えて、机に縛られず、外出先などでも申請内容をチェックできるようになります。忙しく外出が多い営業担当や役員などは、机の前にいる時間が短く、十分に書類をチェックできる時間がとれないものです。ワークフローのクラウド化はそういった点を解決できます。

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クラウド化でワークフローの承認スピードは上がるのか?

先のL社のY主任とOさん、N課長の会話でもあったように、ワークフローのクラウド化では、スピードも大きな要素になります。従来の紙の稟議・申請では、スタンプラリーという言葉が示すように、『一枚の紙が順番に決済者のところを回覧されて』いきます。そのとき机上に決済権者がいなければ、机の上で帰りを待つことになります。数人の決裁権者のところを一枚の紙が回るだけで、その間にどれだけの無駄な時間が流れているか想像できるでしょう。ときには、他の書類に埋もれて忘れられてしまうものさえあるかもしれません。

いずれにせよ、紙が移動する時間、机の上で決済を待っている時間はほとんどなくなります。先に述べたように、外出先でも内容は確認・承認できるので、場合によっては数十分~数時間で承認申請が終わることもあるでしょう。

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どこでワークフローが止まっているか、ひと目で分かる

  • Oさん:
    営業のHさんに言われるのが、稟議が遅いという話なんですが、よく聞くとまだ取締役のところに稟議書がきてないということもあるんですよ。
  • Y主任:
    それは誰かが止めているね。
  • N課長:
    それもクラウド化すれば、誰が止めているのか分かるようになる。だから、止めている人に直接「急いでください」とお願いもできるわけだ。今までは、誰が止めているのかを突き止めるのも大変だった。それに案外見逃せないのが、書類の紛失なんだ。
  • Y主任:
    確かに、机の上に書類が散乱していて、稟議書がなくなってもわからないという感じの人はいますね。
  • Oさん:
    クラウド化すれば、そもそも紙がないので、紛失も発生しないということですよね。
  • N課長:
    あとは、われわれの業務に大きく影響することだが、監査も楽になる。
  • Y主任:
    なるほど、稟議の流れが全部クラウド上に保存されているから、監査で提示を求められてもすぐに出せますね。
  • N課長:
    そうなんだ。稟議の経緯をきちんと記録して、それをいつでも確認できるということは大きなポイントだね。
  • Oさん:
    よく言われている『見える化』ですよね。

ワークフローのクラウド化では、これまで一枚の紙に集約されて見えなくなっていた『稟議・申請の実際の流れ』が見える化されます。そのため、滞りの状況・理由も判明し、スピードアップが見込まれます。稟議書の差し戻しがあった場合も、それが関係者に同時に分かるため、無駄な差し戻しがなくなっていくでしょう。

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