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ワークフローをクラウド化する場合の注意点
そのポイントとは?

中堅企業のためのワークフロー改善 第3回 ワークフローをクラウド化する場合の注意点 そのポイントとは?

稟議や承認申請というワークフローの業務負担の軽減・スピードアップに効果があるワークフローのクラウド化。しかし、やみくもにクラウド化すればいいというものでもありません。前よりも使いにくくなった、ミスが増えた、思ったような効果が出なかったということもあり得るのです。そこで今回は、ワークフローをクラウド化するポイントについて解説します。

まず、現状のワークフローの実態を確認することから始める

ワークフローのクラウド化を進める場合、最初に行うべきことは、現状の確認です。今、社内でどのようなワークフローが行われているのか。そして、それぞれがどのような課題を持っているのか。それを確認し、改善するポイントを整理しなければなりません。

大きなポイントは三つあります。まず『帳票の確認』、続いて『現在の承認フローのパターンの確認』、最後が『運用・管理体制』です。

最初の『帳票の確認』ですが、今どのような稟議のフォーマットが使われているかを把握することです。稟議だけではなく、社内で他にどのような確認申請のフローが存在し、どんな書類=帳票が使われているかを調べなければなりません。例えば、社内でほとんど同じフォーマットの帳票が使われている場合、ワークフローの種類によっては帳票の内容を変えたほうがよいかもしれません。備品購入の申請フローと休暇申請のフロー、社内システムのアカウントの権限変更のフローなど、目的が違う申請ですから、書類も違って当たり前です。例えば、休暇申請でも、有給取得の申請と慶弔休暇の申請が全く同じ帳票だと間違いが起こる原因になりかねません。

同様に、それぞれの承認フローがどのようなパターンになっているかを把握しましょう。長い間承認申請フローを見直していないと、無駄なプロセスが残っていることもあるようです。

最後に『管理・運用体制』ですが、せっかくワークフローをクラウド化し、効率化しても、運用が適切でなければその効果は期待できません。確認が滞っていたらアラートを出して確認を促す、運用しながら改善点を見つけてよりよいワークフローにしていくための運用体制が必要になります。紙でのワークフローは、この『管理・運用』が困難だったので、クラウド化でワークフロー全体を把握できるようになることは大きなメリットです。

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社内のワークフロー運用状況を把握し、場合によってはルール変更も視野に入れる

  • N課長:
    まずは社内の稟議・申請フローの確認なんだが、大体把握できているかな?
  • Y主任:
    見積書や役員会に通すような稟議は分かっていますし、情報システム関連のアカウント申請や権限変更、スマートフォンやタブレット関連の申請は、自分でやっているので分かりますが、休暇などの人事関係や経費精算などの経費関係、あと営業部や調達部内の承認申請は、正直分からないところも多いですね。
  • Oさん:
    人事関係は僕が大体分かりますよ。
  • N課長:
    見積書や役員会、取締役会レベルのものは私が分かるね。それで少し先に調べたんだが、この社内で一番多い見積書申請の稟議には、何人の承認がいると思う?
  • Y主任:
    それは分からないです。
  • N課長:
    7人もいるんだ。担当営業主任・担当営業課長・第一営業部部長・第二営業部部長・営業担当取締役・常務・専務、というわけだ。
  • Oさん:
    え、専務や常務もなんですか?
  • N課長:
    うちで稟議が必要な見積額は150万円以上だ。これだと、ほとんどすべての見積書で稟議が必要になるね。これは、無駄が多そうに見える。上の方と話をして、簡略化できないか、考えてみよう。
  • Y主任:
    社内のルール変更ですけれど、大丈夫ですか?
  • N課長:
    せっかく、ワークフローを改善するんだ。無駄に見えるところは、社内ルールも変えることは視野に入れていいだろう。なんでもかんでも変えればいいとは思わないが、ちゃんと関係部署にはヒアリングしてから、上に上げるよ。

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帳票を電子化する際の注意点

  • Y主任:
    N課長、今各部署にヒアリングしているんですが、例の見積書稟議のフローは通常3人、新規と見積額800万円以上は4人にしてくれという話で落ち着きそうです。
  • N課長:
    3人というと、営業課長と所属の営業部長、取締役までだろうね。その線で取締役会議題に上げてもらうように話をしていくよ。専務は乗り気だったしね。
  • Y主任:
    それとOさんにも手伝ってもらって、人事関係や営業関係の帳票も集めてもらいました。
  • N課長:
    システム関係の申請の帳票は、君と私で作ったから大体整理されているけど、他のものは結構バラバラだね。
  • Y主任:
    第一営業部と第二営業部で微妙にフォーマットが違いますし、調達部はぜんぜん違う帳票を使ってます。経費申請も部ごとに帳票が違いますね。
  • N課長:
    それは揃えていいと思うんだが、事前に各部にヒアリングしていかないとね。我々ではわからないポイントがあるかもしれない。場合によっては、似たような内容の申請だからこそ、間違いがないように帳票を変えている可能性もある。ヒアリングが重要になるね。

専用のワークフローシステムを導入する場合は、既存の帳票を取り込めるか、どの程度カスタマイズできるかをチェックしなければなりません。既存のクラウド型グループウエアでも、作成した帳票をアップして、共有のフォルダなどで管理することも可能です。その場合でも、既存の帳票を活用できるかどうか確認しておきましょう。

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