情報システム担当者の負担を増やさずに
承認申請をクラウド化する

前回、見積書稟議のワークフローをクラウド化し、社内でも好評を得たL社。その流れで、経費精算を始めとする他のワークフローもクラウド化することに決まりました。そこで気になるのが、情報システム部門の負担です。今回は、ワークフローのクラウド化と情報システム担当の負担について、解説します。

今、多くの中堅企業では情報システム担当者が置かれていますが、それは2～4名程度であることが多いようです。一見すると十分な人員が割かれているようですが、実際は兼任担当者がほとんどという話も耳にします。そういった実態からクラウド化を始め、インフラ系システムの運用、ワークスタイル変革への対応、セキュリティ対策など、ほとんどの情報システム部門が関係する業務において『人員不足だ』という声があがってきます。

現在のITインフラや通信費の運用・保守について、以下のどの様な体制で対応しているかお答えください

※ 『IT成熟度診断アンケート』KDDI まとめてオフィス株式会社 2018年3月

今回解説しているワークフローのクラウド化でも、それまで紙で行われていた承認申請をシステム化することで、情報システム担当者の負荷は増えることになります。

さらに詳しく『ワークフロー改善』について知りたい

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Y主任:: Oさん、ちょっとこれを手伝ってほしいんだけれど、大丈夫かな?
Oさん:: この書類をまとめればいいんですよね? 大丈夫ですよ。
Y主任:: それは助かる。ありがとう。
Oさん:: 浮かない顔をしていますけどけれど、どうかしました?
Y主任:: いや、N課長と一緒に社内のワークフローのクラウド化を進めているけれど、結局、その管理は全部僕がするのかと思うと気が重くて。
Oさん:: それは確かに大変そうですよね。
N課長:: それは心配いらないよ。ワークフローをクラウド化したからといって、すべてのワークフローを情報システム担当者が管理する必要はない。もちろん、クラウド型グループウエアの管理や運用は担当してもらうが、ワークフローはその一部だ。
Y主任:: しかし、ワークフローがクラウドで動く以上、僕が見ていないといけないのでは?
N課長:: 個々のワークフローの管理は各部門に任せればいい。障害時の対応もマニュアル化しておけば、大抵のことは部門で解決できるだろう。それよりも、このワークフローのクラウド化のような、システムを活用して社内の生産性をあげるような、そういう業務に集中してほしいんだ。
Oさん:: しかし先日、グループウエアのアカウント管理の承認申請をワークフロー化したら、一気にたくさんの申請が集中して、それを最終的に処理するY主任が大変そうでしたよ。
N課長:: それは改善の余地があるね。そもそもアカウントの権限をどうするかを決めるのは、情報システム部門ではない。もちろん確認は必要だが、この間の集中も通常の数倍以上だったが、時間内に終わっただろう。
Y主任:: 確かに、思った以上にスムーズでした。実際のアカウント変更が大変でしたが。
N課長:: それは近いうちにアウトソーシングしたいね。そもそも、業務の効率化のためにワークフローをクラウド化したんだ。Y主任がそのために大変になっていては意味がない。クラウド化では、いかに担当者の負担を小さくするかも考えなければならない。さっき言ったアウトソース化も視野に入れないとね。

L社では、部門を横断したディスカッションの結果、クラウド化によるワークフローの改善が進み始めました。ただ、単純にワークフローをクラウド化するのではなく、その機会にワークフローの内容そのものを見直す、社内のルールも現状に則ったものに改善することで、実際に効率化が進んでいるようです。そして、もう一つのポイントは、スマートフォン、タブレットの活用です。せっかくワークフローをクラウド化し、効率化しても、オフィスのパソコンでなければシステムにアクセスできないのでは、効率化の恩恵は小さくなります。外出先からでも手軽に、セキュアにシステムへアクセスできるスマートフォン、タブレットの導入は、このワークフロー改善に欠かせないと言えるでしょう。