2017年7月に商工中金が発表した『中小企業のIT活用に関する調査』によると、中小企業でスマートフォン・タブレット端末を活用し、社内システムと連携を行っているのは全体の38.5%です。これにスマートフォン導入を検討中の19.9%とあわせると、スマートフォンを活用ないし利用したいと考えている企業は58.4%と半分を超える数字となっています。その一方で41.6%の企業は活用の予定はないと回答しているように、スマートフォン活用に積極的ではない企業も少なくありません。そこで本コラムではビジネスでスマートフォンを活用するうえで企業が抱える不安と、その解決法について考えていきます。

冒頭でもご紹介した『中小企業のIT活用に関する調査』によると、中小企業がIT化をする目的でもっとも多いのは『コストの削減』です。次いで『社内の情報共有化、技術などの承継』、『既存事業の売上増加、販路開拓』と続いています。

この結果から、企業はIT化に対し業務の効率化を図ることでコストを削減するとともに、社内コミュニケーションの活性化を促して、売上増加を目指したいといった期待を持っていることが伺えます。

スマートフォンの導入もIT化の一環であり、多くの企業が取り入れています。実際に、街なかの風景を見ても、スマートフォンを片手に働いているビジネスマンは珍しいものではありません。しかし、まだケータイを使い続けている企業、一度スマートフォンを導入しながらも、短期間でケータイに戻す企業もあります。それらで聞かれる声で多いのは『コストアップしてしまった』というものです。

企業がスマートフォンをビジネス活用しようとする際、最も懸念することの一つは、『導入時のコストアップ』ではないでしょうか。一般的にスマートフォンはケータイより端末本体が高額であることがほとんどです。そのため全従業員に端末を支給した場合、初期導入時の費用がかさむというわけです。

それに加えて、スマートフォンでは画像や動画のやりとりも増えるため、毎月の通信費が増加する問題もあります。コスト削減がIT化の第一の目的であるにもかかわらず、導入することでかえってコストが高くなってしまうのであれば、二の足を踏む企業があるのもうなずけます。しかしスマートフォン単体のコストということではなく、通信環境全体で考えれば、コスト削減も可能です。成功した一例をご紹介します。

ある海外ファッションブランドの日本拠点として、国内外約160店舗を統括するT社では、店舗間および本社と店舗の間での通信コストが大きいことが問題となっていました。またスーパーバイザーや営業担当者などは外出が多く、ケータイでの通信費も膨らみつつありました。さらには社員からはスマートフォンで社内サーバーにアクセスすることで効率的に働きたいという声も上がっていましたが、こちらもコストアップの不安があり、スマートフォン導入はこのままでは難しい状況でした。
そこでこれらの課題解決のため、手始めに全社的に通信コストを見直すことにしました。まず、固定電話をIP電話に切り替え、固定電話の基本料金と通話料金のコスト削減を実現しています。さらにスマートフォンを導入し、スマートフォンを内線化するFMCサービスを活用することで、外勤スタッフと本部や外勤スタッフ同士の通話料を抑えることができました。その結果、トータルでは大幅な通話料のコスト削減となりました。

このように、企業それぞれのビジネス形態にあわせて通信サービス全体を見直せば、コストを削減することにつながります。

今回ご紹介したように、スマートフォンを導入しても工夫次第でコストの削減は可能です。しかしそれは、スマートフォンを活用するための第一歩にすぎません。単純にスマートフォンを導入しただけでは、ビジネスで大きな効果を上げることはできません。スマートフォンを導入後にケータイに戻った企業の声で、コストアップが理由の他によく聞かれるものが、『使いこなせなかった』というものなのです。

スマートフォンを活用するには、『スマートフォンとはどんなデバイスか』を理解すること、『スマートフォンをどう使うか』を考える必要があります。次回以降では、スマートフォンの効果的な活用法を考えていきます。