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なかなか進まない情報共有。グループウエア活用で解決

スマートフォンの活用で実現する業務効率化 第3回 なかなか進まない情報共有。グループウエア活用で解決

ベテラン社員の経験や知識、他部署のノウハウを社内で共有すると生産性が向上することは多くの方が認識されていると思います。しかし情報共有を目的として、社内SNSやグループウエアを導入したもののあまり使われず、いつの間にか誰も使わなくなっているといったことは珍しくありません。情報共有が重要であることは分かっていながらも、なかなか実践できない理由はどこにあるのでしょう? 今回はスマートフォンを効果的に活用することで情報共有を活性化させ、生産性向上を実現する方法について考えていきます。

社内での情報共有が活性化しない理由

社内での情報共有を活性化しない理由はさまざまですが、そのなかでも大きい理由として、次の三点が挙げられます。

  1. 情報共有の目的が明確化されていない
    単純に情報共有の活性化といっても、従業員は何を共有すればよいのかが分かりません。それが分からなければ当然、社内SNSやグループウエアなどを導入したとしても、情報共有は活性化しないでしょう。
  2. 情報共有を行うために導入したツールの説明が不足している
    社内SNSやグループウエアは基本的に誰が使っても簡単に扱えるように設計されています。しかし、使い方の説明が不足しているとうまく使いこなせない人が出てしまいます。そうなると人によって使用度にギャップが生まれ、情報共有が活性化しづらくなります。
  3. 情報共有を負担に感じてしまう
    これまでは業務のなかで、必要とする人にだけ伝えてきたことを、全社に向けて改めて発信するとなると、それを新たな手間が増えたと感じてしまうことがあります。ただでさえ忙しいのに、さらに面倒な手間が増えるとなれば、なかなか積極的に情報発信していこうとは思わないでしょう。

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社内での情報共有を活性化させるためのポイント

前項で挙げた情報共有が活性化しない理由をもとに、どうすれば社内での情報共有が活性化するのかについて、3つのポイントをご紹介します。

  1. 誰もが気軽に情報発信できる環境をつくる
    自分や自分の部署内では当たり前のことでも、他人やほかの部署では気づいていないことは少なくありません。そうした情報は発信されて初めて分かるものであり、自分のなかに留めることは、企業として生産性を向上させる妨げにもなりえます。

    そこで自らが情報発信するだけではなく、『こういうことで困っている』『こういったことを解決したい』など情報を求める投稿も積極的に行える環境をつくることが重要です。自分の知見が誰かの役に立つという意識を社員に持たせることで、情報発信へのモチベーションも高まります。
  2. ツールを導入する際には必ず講習会を行い、誰もが使えるようにする
    情報発信をしたくとも、やりかたが分からなければ発信することはできません。ツールを導入したらおしまいではなく、必ず講習会を行い、リテラシーの低い従業員であっても、最低限のことはできるように研修を行うことが重要です。
  3. スマートフォンを活用し、簡単に発信できるようにする
    新たに情報発信のための時間をつくることは難しくても、これまで無駄にしていた時間を有効利用すれば、投稿は可能になります。そこでポイントとなるのがスマートフォンの活用です。

情報発信は思い立ってから時間が過ぎるほど面倒になります。会社へ帰ってからでは、別の業務が立て込み、後回しにしているうちに忘れてしまうこともあるでしょう。しかしスマートフォンを活用すれば、会社に帰るまでの移動時間を使って、取引先との商談で得た情報を発信できます。すぐ発信すれば忘れることもなく、詳細な情報共有も可能です。

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スマートフォンを活用した情報共有事例

次に実際にスマートフォンを活用し、社内での情報共有を活性化させた事例をいくつかご紹介します。

ある物流業社では、配送業務を行う従業員が営業支援アプリを使い、スマートフォンから簡単にお客さまのご依頼を入力できるようにしました。その結果、営業担当とリアルタイムで情報共有が行うことができ、ビジネスチャンスを逃すリスクが軽減しています。

あるアパレル業社では、本社スタッフと店舗スタッフ間でのコミュニケーション不足解消を目的に、スマートフォンとビジネスチャットを導入しました。チャットというツールの気軽さから、ちょっとした気づきや提案も投稿されるようになり、改善を行ったことで顧客満足度の向上に貢献しています。

ある電子部品業者では、社外にいることが多い営業社員同士のコミュニケーションが不足していたことから、スマートフォンとチャットアプリを導入しました。その結果、営業担当同士のコミュニケーションが密になったうえ、技術系スタッフとのコミュニケーションも活性化し、常に最新の情報をお客さまに提供できる環境が生まれました。

今回ご紹介したように、社内の情報共有の活性化を促すポイントは、目的の明確化、そして誰でも容易に情報共有を実践できる環境づくりです。これまでさまざまなツールを導入してもなかなか効果が出なかったといった場合は、目的を明確化したうえで、気軽で簡単に情報発信ができるツールとスマートフォンの導入を検討されてみてはいかがでしょうか。

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