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ビジネスにさまざまなメリットを与えるスマートフォンの選び方

スマートフォンの活用で実現する業務効率化 第5回ビジネスにさまざまなメリットを与えるスマートフォンの選び方

スマートフォンを効果的に活用することは、業務効率化・生産性向上・長時間労働の是正など、さまざまなメリットをもたらします。しかもそのためには、ビジネスに適したスマートフォンの選択、正しく使うためのリテラシー教育、情報漏えいや不正アクセスを防ぐセキュリティ対策、有効的に活用するためのツール選びなど、やるべきことは少なくありません。そこで今回は、ビジネスに適したスマートフォン選びについて考えていきます。

プライベート使用とビジネス使用でのスマートフォンの違い

ビジネスでスマートフォンを使用する際に重要なポイントは、従業員がプライベートで使用するスマートフォンとは別の物であるという意識を持たなければいけないということです。

現在、プライベート使用の端末であっても、個人情報の流出は大きな問題になっています。しかしビジネス使用でのスマートフォンから情報が漏えいしたとなれば、それはプライベート使用でのリスクの比ではありません。場合によっては会社に莫大な損失を与えてしまう可能性もあります。そのためビジネスでスマートフォンを使用する場合は、次の点に注意しなくてはなりません。

ビジネスでスマートフォンを安全に使用するためのポイント

  1. BYODは避けること
    BYODとはBring your own deviceの略で、従業員がプライベートで使用しているデバイスをビジネスでもそのまま使用することを意味します。BYODは、会社側にとっては端末購入代金にかかるコストを削減できる、従業員にとっても端末を2台携帯する必要がないというメリットがあります。しかし従業員個人の端末のため、会社側で管理することができず、十分なセキュリティ対策を取ることが難しくなります。
  2. リスク管理、万が一の際の対策を指導する
    スマートフォンでは、ケータイではできなかった資料や動画の共有を日常的に行えるようになります。そのため導入の際には必ず全従業員にリスク管理、セキュリティ対策に関する勉強会を行い、セキュリティに対する意識を強く持たせる必要があります。
  3. MDMを導入する
    どんなに気をつけて使用したとしても、外出先で使用する以上、紛失や盗難のリスクはゼロではありません。そこでそうしたリスクに備え、管理者が遠隔操作でデータの初期化やスマートフォンのロックを行えるMDM (モバイル・デバイス・マネジメント) を導入し、セキュリティ対策を万全にすることが重要です。

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ビジネスで使用する際におすすめのスマートフォンとは?

ビジネスでスマートフォンを使用する場合、どの機種にするかで悩まれるケースは多いのではないでしょうか。もちろんどういった用途で使うのか、誰が使うのかによって変わってきますが、今回は、Android端末のおすすめポイントをご紹介します。

  1. コストを抑えることができる
    スマートフォンをビジネスで使用するうえでかかるコストは、端末の購入代金と毎月の通信費用です。端末の購入代金は、Android端末は機種によっては低価格で購入できる端末もあり、コスト削減に大きく貢献します。
  2. 用途に応じて最適な端末を選択できる
    Android端末をビジネスに使用する最大のメリットは、用途に応じてさまざまな端末のなかから最適な端末を選択できることです。

    例えば工事現場や工場といった場所で使用する場合、防塵・防水・耐衝撃機能に特化したスマートフォンもAndroid端末であれば選択可能です。

    このようにコストをできるだけ抑えたい、用途に応じて最適な端末を選びたいといった場合、さまざまな端末が選択できるという点から、Android端末はビジネスに最適であると考えられます。

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ビジネスでのスマートフォン選びの秘訣は『どう使うか』を明確にすること

これまでのコラムでは、スマートフォンをビジネスで活用するためにどのように取り組めばいいのかを紹介してきました。スマートフォンは基本的に多機能なため、ケータイに比べできることも多く、ビジネスに使用することでさまざまなメリットを享受できます。だからといってケータイからスマートフォンに変更しただけでは、便利な『大画面の電話』に過ぎません。

ビジネスでスマートフォンを使用し大きな効果を発揮させるには、何のためにスマートフォンを導入するか、用途や目的を明確にし、その目的を果たすための『システム』を用意することが重要です。例えば情報共有活性化が目的であれば、クラウド型グループウエア。スケジュール管理やファイル共有ならば、グループウエアや共有ファイルストレージなどが必要です。

用途・目的に応じた端末を選択し、セキュリティ対策をしっかりと行うこと、そしてスマートフォンをさらに効率的に使いこなすアプリケーションをインストールすることで、業務効率化・生産性向上・長時間労働の是正といった問題解決に大きな効果を発揮するでしょう。

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