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スマートフォンで勤怠管理。直行直帰や出張でも正確に管理

生産性向上のカギは、社員の労働状況を知ることから!?
 第3回スマートフォンで勤怠管理。直行直帰や出張でも正確に管理

取引先との商談や企画のプレゼンなど、営業職の従業員は基本的に社内にいるより社外にいる時間のほうが長いのではないでしょうか。そこで問題となるのが正確な出退勤時刻の管理。現在でも多く使われているタイムカード式勤怠管理では、わざわざ就業の打刻をするためだけに帰社しなくてはならない場合もあります。そこで今回はスマートフォンを活用し、外出先からでも打刻できる勤怠管理方法をご紹介します。

スマートフォンを活用した勤怠管理方法とは?

タイムカード式の勤怠管理は、シンプルで誰でも分かりやすく簡単に利用できるというメリットがあります。しかしその反面、タイムカードを打刻しなければ勤務時間を記録することができません。冒頭でも触れたように帰社しなければ打刻できないとなると、直行直帰するのに比べ、無駄な交通費や残業費がかかります。

またタイムカードの勤怠管理によるデメリットはそれだけではありません。遠方に営業に出た場合、帰社しなければならないことを前提にスケジュールを組むと、一日の訪問社数は減ってしまいます。移動時間も増えてしまい、就業時間のなかに業務を行えない時間が増えることになります。業務効率が悪くなり、生産性も落ちてしまうでしょう。
一方、外出先で始業・終業の打刻ができれば、帰社することなく勤務時間を記録できます。

スマートフォンを使った勤怠管理は、クラウド型の勤怠管理システムとして多くの企業がサービスを提供しています。しかし、専用のシステムでなくても、例えばLINEWORKSのようなコミュニケーションツールや、グループウエアのチャットなどを使って、そこにスタンプを入れる、書き込むことで、簡易に勤怠管理を行うことも可能です。

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【事例紹介】スマートフォンを使った勤怠管理の活用で外出が多い部署の管理も簡単に

営業を得意とする企業A社では、タイムカードで勤怠管理を行い、スケジュール管理はグループウエアを使って行っていました。ところが、スケジュール表の内容とタイムカードの記録にずれがあることも多く、その確認が管理者にとっては大きな手間となっていました。

そこでA社は出勤、勤務時間の管理を、不正確なタイムカードを廃止して、グループウエア上で行うように切り替えました。出退勤時に専用のチャットに決められたスタンプを投稿する形にしたのです。
これまで直行直帰をした場合は、翌日に手書きで始業・終業時間を記録しなければなりませんでしたが、この方法だとその手間がなくなります。これで書き忘れがなくなり、正確性も増しました。さらにGPSで場所も特定でき、行動管理もしやすくなりました。勤怠の集計時には、チャット内容を転記する形にしています。

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スマートフォンの勤怠管理を正確に行うために必要なルール策定

従業員、企業双方にさまざまなメリットをもたらすスマートフォンを活用した勤怠管理ですが、それでも使い方を間違えてしまうと十分な効果を発揮させることはできません。そのために必要なのが明確なルール策定です。

例えば出張時や直行直帰時には、自宅で打刻するようなことがないように、『どのタイミングで、どの場所で打刻するか』といったことを明確に決めなくてはなりません。内勤者との間に差が出ないように気を配らないと不公平感が生まれ、それが従業員のモチベーションを下げることにもつながってしまいます。
そうした意味でも業務と業務外の区分けを明確にすることは、公平性を保ち業務効率化や生産性の向上といった成果を挙げるための重要なポイントとなるのです。

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スマートフォン、グループウエアを活かした中小企業のための勤怠管理術

ワークスタイル変革は勤怠管理から! 企業が今行うべき勤怠管理と、スマートフォンやグループウエアを活用した勤怠管理の事例を紹介

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