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少子高齢化・人口減少のこれからの時代、企業の生産性向上がますます重要視されています。そこで、多くの企業はワークスタイル変革に取り組み、業務効率化を図っています。今回は、スマートフォンを活用し、外勤従業員の勤務状況を把握、改善につなげた例をご紹介します。
企業として業務の無駄を削減し、生産性を上げていくためには、従業員が効率よく働ける環境を作ることが重要です。
ワークスタイル変革の取組はさまざまですが、例として『長時間労働の抑制』『休暇の取得促進』があります。ここでいう『長時間労働の抑制』とは、労働時間を短くするだけではなく、短縮した労働時間でも、今まで以上の成果が挙げられる環境を作ることが大事だといえます。
生産性向上、業務の効率化を図るには、まず、業務の実態を把握する必要があります。従業員の勤務状況を正確に把握できていなければ、どこに無駄が発生しているのかが分からず、本質的な改善ができないため、長時間労働の抑制や業務効率化が実現できません。以下では、設備の保守点検を事業とするB社が、外勤従業員の勤務状況を把握、効率化につなげたケースをご紹介します。
空調設備サービス業 B社 | 栃木県内に3支店を展開 正社員 45名 (うち外勤者30名) |
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課題: 故障対応などお客さまを訪問して作業するため、繁忙期は直行直帰になる従業員が多く、正確な勤務状況が把握できていない 勤務中の行動が把握できず、緊急時の対応などができないことがある 予定どおりに作業が進まず、お客さまからクレームが入ることがある |
B社は空調設備専門の工事・修理サービス業を営んでいます。お客さまを訪問して工事や修理を行う従業員は30名いますが、繁忙期は直行直帰がほとんどになり、タイムカードは空白か手書きになってしまいます。内勤社員からは「手書きのタイムカードの集計に手間がかかる」「そもそも正確な時間か分からない」という声がでていました。
また、前日に一日の仕事の割り振りが決められ、何件もお客さま先を訪問する体制であることから、外出時の細かな動きは従業員任せとなり、正確に『今どこにいるか』が、把握できておらず、ケータイ (フィーチャーフォン) が支給されていましたが、電話をしても移動中や作業中で出られないことが多く、お客さまから急な依頼が入った際に、緊急対応ができる従業員がリアルタイムで把握できず、対応できないことが頻発していました。
ときには、想定以上に修理に時間がかかり、後の予定に入っているお客さまへの到着が遅れてしまうこともあります。それも従業員が直接お客さまに連絡するため、連絡漏れもあり、クレームになることがありました。
そこで、B社では、外勤する従業員にスマートフォンを支給し、スマートフォンからもアクセスできるグループウェアを導入しました。まず、直行直帰時は、グループウェアのメモに出勤時刻、退勤時刻を書き込むように徹底しました。従業員の出退勤記録がデータ化したことで、内勤社員の集計の手間が省け、業務に余裕が生まれました。
一日の行動についても、一件作業が終わるごとにグループウェア上のスケジューラーに完了記録を記載するようにルール化しました。本社ではこれをリアルタイムで確認し、早く作業が進んでいる従業員、遅れている従業員を把握、その理由を確認するようにしました。結果として、急な依頼でも近隣で手が空きそうな従業員を派遣することができるようになりました。また想定外の作業量で遅れが生じている従業員には、他の従業員を応援に派遣するといった対応で、極力、遅れをお客さまに影響させない体制を整えることができました。
最初は「報告が大変だ」といっていた従業員も、結果としてより多くの作業を短時間でできるようになったことで納得し、今では積極的に連絡してきて「早く終わるから、どこに応援に行けばよい?」と聞いてくるようになっています。
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