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営業の情報共有やスケジュール管理の効率化に成功! <情報通信業C社の場合>…シリーズ: 事例で見る"スマートデバイス with「G Suite Business」" (3)

本シリーズでは、中小企業が持つ課題の解決策を事例形式で取り上げます。今回は、ソフトウエア開発などをおこなう情報通信業C社が、多忙な営業担当者とプログラマー、エンジニアとの情報共有やスケジュール管理に成功した例をご紹介します。

C社は、外勤の営業社員が多いこともあり、なかなか日中に全員が顔を合わせる機会が少ない状況でした。まして、内勤で開発を担当するプログラマー、エンジニアとはなかなかコミュニケーションがとれていない状態になっていました。そのような中で、どのようにして情報共有をしていけばいいのか、効率的な方法を模索していました。

  • 初回公開日2015年11月27日

営業担当者にタブレットを配布して、開発担当者とのコミュニケーションを活性化

C社の営業エリアは複数の競合企業がいる激戦区です。そのため、営業担当者は、既存の顧客へのフォローはもちろん、日々新規開拓もしていく必要があり、文字通り朝から晩まで飛び回っているような状況です。受注済の案件でも納期の調整や仕様の変更、調整なども頻発しており、お客さまはもちろん、開発スタッフとの連絡を密に取る必要がありました。

特に複雑な内容となれば、メールでのやりとりが求められましたが、現実には、一日中外回りをしている営業担当者が頻繁にパソコンを開いてメールの確認…というわけにもいかず、なかなか連絡が取れないため開発を進められずスケジュールが遅れるということが起こりがちでした。酷い場合にはクレームになり、顧客対応を巡って営業担当者と開発担当者が言い争いになることさえありました。

そこで、営業担当者と開発担当者の間で、すぐにコミュニケーションが取りやすい環境作りの一環として『スマートデバイス』と「G Suite Business」を採用することにしたのです。

これにより、営業担当者は、お客さまからの問い合わせ、開発からの確認や、問い合わせに対して、わざわざノートパソコンを起ちあげなくても、『スマートデバイス』を使ってメールの内容を確認、正確な返答ができるようになりました。その結果、開発担当者の作業効率も上がり、納期に遅れることも少なくなりました

情報共有しやすくなるさまざまな機能を搭載

次の課題は、営業担当者と開発担当者が、情報を共有できる仕組み作りです。そのためにも「G Suite Business」を情報共有のための基盤にしたいと考えました。

従来、C社では最新の提案書や企画書、仕様書などを社内の共有フォルダに格納していました。しかし社内にいなければ利用できないものだったため、営業担当者は外出先ではそれらの書類を確認できず、確認が遅れがちでした。また社内にいる開発担当者は書類を確認できるものの、さまざまなバージョンの書類があり、どれが最新の情報かが分かり難いという問題がありました。そこで、提案書や企画書、仕様書に限らず、お客さまとのやりとりの履歴なども、すべて「G Suite Business」のストレージ (Google ドライブ) で管理するようにしました。これにより営業担当者は社外にいてもいつでも『スマートデバイス』から資料確認できるようになったため、開発担当者からの「最新の情報はどれか?」などの問い合わせにも適確に回答できるようになりました。

スケジュールの可視化と多様なツールの活用で効率化

もうひとつ、営業担当者と開発担当者がお互いのスケジュールを把握しにくいという課題がありました。開発が遅れそうだと予想してスケジュールに記載しても、営業担当者が外出先で確認できず、顧客への連絡が遅れてしまうなどの弊害が出ていました。また、受注が見込めそうな時に営業担当者が開発側のスケジュールも確認したいとの要望も出ていました。全員のスケジュールが『スマートデバイス』からでも簡単な操作で見える『Google カレンダー』を使うことで、社内での相談や打ち合わせなどのタイミングを作りやすくなり、コミュニケーションが活発になり、無用なトラブルもなくなりました。

優秀なプログラマーの離職を防ぐことも

次のようなケースもありました。C社で活躍していた経験豊かなプログラマーが、親族の介護の必要があり、これまでのように働くことができないと申し出てきたのです。良く話を聞くと、四六時中、自身での介護が必要ではないとのことで、『在宅勤務』ができれば、経験を活かして活躍し続けられることが分かりました。そこで「G Suite Business」を使って『在宅勤務』ができる環境を整えることにしました。資料の共有、成果物としてのプログラムの共有はストレージ (Google ドライブ) で行い、打合せもビデオ会議機能 (Google ハングアウト) で問題なく行えます。結果として、プログラマーは仕事を辞めることなく介護と両立させ、C社は優秀なプログラマーを失わずに済みました。

* * *

このようにして、営業と開発の情報共有とコミュニケーション活性化に成功したC社。成功のキーワードをまとめると、『スマートデバイス』と『クラウド型グループウエア「G Suite Business」』の連携と言えます。

営業部門に限らず、社内にいることが少ないメンバー同士の情報共有やコミュニケーションの活発化にこのようなアイディアは参考になるのではないでしょうか?

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