KDDIホーム 法人のお客さま 業務改善のヒント満載 お役立ちコラム いつものOutlookを社外でも使いたい! とある不動産業者のメール環境改善大作戦

いつものOutlookを社外でも使いたい!
とある不動産業者のメール環境改善大作戦

<シリーズ: 事例で見る『Office 365』活用 (1)…不動産仲介業A社>
本シリーズでは、中小企業が持つ課題の解決策を事例形式で取り上げます。今回は、メールの送受信に『Outlook』を利用していた不動産仲介業A社の例をご紹介します。

A社の課題は、営業力の強化と、社員の家庭環境に合わせた多様な働き方への対応でした。それらを『Office 365』を使ってどのように解決していったのでしょうか? その課題と解決方法について詳しく見ていきましょう。

  • 初回公開日2016年1月29日

競争力強化のために、社外でメールできる環境が不可欠

分譲物件を中心に不動産仲介業を営んでいるA社。地域で競合が増える中で、お客さまのことを第一に考えるという社風、長年、地域密着で事業を行うことで培った信用で、堅実な売上を維持してきました。

ところがある時、お客さまの内見に同行していた営業担当者から以下のような話があがりました。

「"実際に見てみると少しイメージが違う"とその場で、ほかの物件も内見したいと言われた。しかし、持ちあわせの資料ではピンとくる物件がないとおっしゃられて。外でもメールが使えれば、社内から資料を送ってもらい複数の物件のご提案ができたと思う。どうして、うちの会社のメールは社外で使えないのだろう?」

この話を受け、A社のシステム担当者は急遽、社外でも使えるメールシステムを探し始めました。そして、いくつかの製品をピックアップ。その中には、ウェブブラウザを使ってすぐにメールのやりとりが始められるようなものもありました。

しかし、多くの営業担当者からは"メールアプリはOutlookに慣れているから、社外でも同じものを使いたい。それと、普段使い慣れているタブレットやスマートフォンでも利用する方法はないのか?"との要望がありました。

また、ほかの社員からは「過去のメールもそのまま移行したい」「Outlookのメールだけでなく、Outlookに登録しているスケジュールも社外で見たい」「メールを都度削除しなくてもいいように、容量を大きくしてほしい」といった要望も。こうした社内からの声を受け、現在利用しているOutlookを継続的に使いながら、社外でも利用する方法を検討することとなりました。

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メールが社外でもタブレットでも使える!

検討の結果、A社が解決策として選んだのは、『Office 365』の導入でした。

『Office 365』を導入し『Exchange Online (Outlookのようなメール機能)』を活用したことで、A社の社員は社外にいる時でもメールの閲覧や送受信、スケジュールのチェックができるようになりました

普段からタブレットを利用している社長は、"タブレットにアプリケーションを入れただけで、会社と同じような環境で仕事ができるようになったので、とても便利"と喜んでいます。
営業担当者からは、
「営業訪問時にお客さまから急な依頼があっても、必要な書類を社内の担当者からメール送信してもらえたことで、商談がスムーズに進んだ」
「内見同行時にもスケジュールのチェックや更新ができるので、すぐに次の予定を調整できる」
メールボックスの容量を気にせず利用でき、毎朝のメール整理作業から解放された」
との声が上がってきています。

またシステム担当者も、
「社外で社内資料やメールを簡単に見られるのは便利だが、セキュリティ面が心配だった。しかし『Office 365』は、マルウエア対策やスパム対策もされているので安心して使える」と評価しています。

A社では、社外でも快適に仕事ができる環境が整ったことから、特に小さな子どもを持つ女性社員に希望が多かった『在宅勤務制度』の整備にも取り組み始めました。

* * *

このように『Office 365』の『Exchange Online』を活用することで、これまでのOutlookと同じような環境で安心してメール送受信ができるようになったA社。営業力の向上だけでなく、社員個々の環境に応じた柔軟な働き方も、実現しようとしています。A社では、厳しい市場競争を生き抜くうえで、『Office 365』は欠かせないツールであると考えているようです。

  • 本コラムは、『Exchange Online』をはじめとする『Office 365』の各種機能をご利用いただいた場合を想定した内容となります。

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