KDDIホーム 法人のお客さま おすすめコラム いつものOutlookを社外でも使いたい! とあるメーカーのメール環境改善大作戦

いつものOutlookを社外でも使いたい!
とあるメーカーのメール環境改善大作戦

<シリーズ: 事例で見る「Office 365」活用 (1)…メーカーA社>
本シリーズでは、中小企業が持つ課題の解決策を事例形式で取り上げます。今回は、メールの送受信に「Outlook」を利用していたメーカーA社の例をご紹介します。

A社の課題は、営業力の強化と、社員の家庭環境に合わせた多様な働き方への対応でした。それらを「Office 365」を使ってどのように解決していったのでしょうか? その課題と解決方法について詳しく見ていきましょう。

競争力強化のために、社外でメールできる環境が不可欠

家電の部品などを製造しているA社。海外の安い部品メーカーが台頭する厳しい経営環境の中、優れた製品を供給することで、なんとか売上を維持し続けていました。

ところがある時、得意先に営業訪問した社長から以下のような話があがりました。

「"予算が取れたから"とその場で、ほかの製品も紹介をしてほしいと言われた。しかし、その時はあいにく製品資料を持ちあわせていなかった。外でもメールが使えれば、社内から資料を送ってもらえたのだけれどなあ。どうして、うちの会社のメールは社外で使えないのだろう?」

社長の話を受け、A社のシステム担当者は急遽、社外でも使えるメールシステムを探し始めました。そして、いくつかの製品をピックアップ。その中には、ウェブブラウザを使ってすぐにメールのやりとりが始められるようなものもありました。

しかし、社長からは"メールアプリはOutlookに慣れているから、社外でも同じものを使いたい。それと、普段使い慣れているタブレットでも利用する方法はないのか?"との要望がありました。

また、ほかの社員からは「過去のメールもそのまま移行したい」「Outlookのメールだけでなく、Outlookに登録しているスケジュールも社外で見たい」「メールを都度削除しなくてもいいように、容量を大きくしてほしい」といった要望も。こうした社内からの声を受け、現在利用しているOutlookを継続的に使いながら、社外でも利用する方法を検討することとなりました。

該当項目へジャンプしますA社が活用した「Office 365」とは? 詳細資料はこちら

メールが社外でもタブレットでも使える!

検討の結果、A社が解決策として選んだのは、「Office 365」の導入でした。

「Office 365」を導入し「Exchange Online (Outlookのようなメール機能)」を活用したことで、A社の社員は社外にいる時でもメールの閲覧や送受信、スケジュールのチェックができるようになりました。

普段からタブレットを利用している社長は、"タブレットにアプリケーションを入れただけで、会社と同じような環境で仕事ができるようになったので、とても便利"と喜んでいます。

営業担当者からも、
「営業訪問時に顧客から急な依頼があっても、必要な書類を社内の担当者からメール送信してもらえたことで、商談がスムーズに進んだ」
「お客さま訪問時にもスケジュールのチェックや更新ができるので、すぐに次の訪問日を調整できる」
「メールボックスの容量を気にせず利用でき、毎朝のメール整理作業から解放された」
との声が上がってきています。

またシステム担当者も、
「社外で社内資料やメールを簡単に見られるのは便利だが、セキュリティ面が心配だった。しかし「Office 365」は、マルウエア対策やスパム対策もされているので安心して使える」と評価しています。

A社では、社外でも快適に仕事ができる環境が整ったことから、特に小さな子供を持つ女性社員に希望が多かった『在宅勤務制度』の整備にも取り組み始めました。

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このように「Office 365」の「Exchange Online」を活用することで、これまでのOutlookと同じような環境で安心してメール送受信ができるようになったA社。経営判断のスピード化や営業力の向上だけでなく、社員個々の環境に応じた柔軟な働き方も、実現しようとしています。A社では、厳しい市場競争を生き抜くうえで、「Office 365」は欠かせないツールであると考えているようです。

  • 本コラムは、「Exchange Online」をはじめとする「Office 365」の各種機能をご利用いただいた場合を想定した内容となります。
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