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資料共有がスムーズに! ある情報通信会社の効果的なアイディア蓄積&活用術とは?

<シリーズ: 事例で見る『Office 365』活用 (2)…情報通信業B社>
本シリーズでは、中小企業が持つ課題の解決策を事例形式で取り上げます。今回は、社内共有フォルダを使った従来の方法での資料共有に限界を感じていた情報通信業B社の改善例をご紹介します。

B社では、業務に使う資料やデータなどのファイルを共有するために社内にファイルサーバを設置し共有フォルダを利用していました。しかし、効果的に使えずに単にバックアップ用途のみでの利用にとどまっていました。

  • 初回公開日2016年2月1日

社内フォルダを使ったファイル共有の限界

B社では、商品開発会議や営業会議などを頻繁に行い、その都度、アイディアやノウハウ、戦術などを資料にまとめて関係者で共有。そして、まとめた資料やデータなどのファイルのやりとりは社内フォルダを利用していました。しかし、これは社員にとっては使い勝手がよいものではなく、次のような課題を抱えていました。

  • 社内共有フォルダにあるファイルと自分のパソコン内のファイル、どちらが最新版かわからなくなる。
  • 誰かほかの人がファイルを開いていると、自分はファイルを開けない。また、複数人が同じファイルを同時に操作できない。
  • 社内のパソコンでしか使えない。営業用に持ち歩いているパソコンなど社外からは、共有フォルダにアクセスできない。
  • スマートフォンやタブレットから利用できない。

このようなことから、日常的なファイルのやりとりにはメールを使うことが多くなり、社内共有フォルダにはバックアップ用のあまり使われないファイルばかりが格納されていきました。

システム担当者はファイル容量が増えると定期的にファイル削除をしていましたが、古く重要性がわからないファイルも多くなり管理しきれない状態でした。これ以上容量が増えると、サーバの買い換えも検討しなければならないとも考えていました。

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ファイル共有や共同作業がスムーズにできる!

そこでB社では、こうした課題を解決するために、『Office 365』の『SharePoint Online』を活用してファイル共有を行うことにしました。『SharePoint Online』を使うと、場所を問わず簡単な操作でほかの社員とファイルの共有ができるようになるからです。

『SharePoint Online』にファイルを保存し、そのファイルを編集・更新するだけで、社外でも関係者全員がすぐに同一内容のファイルを閲覧できる…といったことができるようになりました。
また、『Skype for Business Online』で会話しながら、同じファイルにアクセスして同時編集することもできます。互いに確認しながら書類を更新するので、打合せの後に書類を作成する時間が削減できる、作成した書類の確認作業がなくなるなど、大きく効率化しました。

さらに、スマートフォンやタブレットにも対応しているため、パソコンを持ち歩いていなくてもファイルの閲覧や編集が可能となり、情報共有のスピードが高まりました。

最後に、『Office 365』に移行したメリットを整理してみましょう。

  • 自分のパソコン内にあるファイルを『SharePoint Online』にアップすることで、関係者全員とファイル共有ができる。
  • 同時に複数人で同じファイルを開くことができる。同時に同じ書類を編集できる。
  • 社外からでも、ファイルを開くことができる。
  • スマートフォンやタブレットにも対応。Officeと併せて利用することでWord・Excel・PowerPointのファイルをレイアウトの崩れなく閲覧できるだけでなく編集もできる。

* * *

こうしてスムーズに情報の共有ができるようになったB社。余分な手間や労力が減ったことで、これまで以上に社内コミュニケーションが活性化し、充実した会議やアイディア交換を行えるようになりました。

  • 本コラムは、『SharePoint Online』をはじめとする『Office 365』の各種機能をご利用いただいた場合を想定した内容となります。

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