KDDIホーム 法人のお客さま 業務改善のヒント満載 お役立ちコラム  図面の持ち運びの負担軽減や、報告書作成業務の削減を実現! <建設業B社の場合>…シリーズ: 事例で見る"スマートデバイス with「G Suite Business」" (2)

図面の持ち運びの負担軽減や、報告書作成業務の削減を実現! <建設業B社の場合>…シリーズ: 事例で見る"スマートデバイス with「G Suite Business」" (2)

本シリーズでは、中小企業が持つ課題の解決策を事例形式で取り上げます。今回は、建設業B社が、建築現場での作業効率化に成功した例をご紹介します。

建設業B社では、これまで現場のチェックに大量の紙の図面を持ち歩く必要がありました。このような煩雑な業務を効率化したいと考えていましたが、なかなか解決策が見出せずにいました。

  • 初回公開日2015年11月26日

大量の紙の図面は重いし管理が煩雑…

建設業のB社。主に某県内の商業ビルやマンションなど住居の建築に携わっています。担当者の悩みは、図面通りに進んでいるのかをチェックするために現場に持ち運ぶ大量の紙の図面。複数の現場に向かわなければならない場合には、さらに量も増え、その準備にも手間がかかってしまいます。

図面データをパソコンに保存し、現場に持ち出して使えないかと考えたこともありましたが、持ち運びがしづらく、埃や粉塵が舞う中では故障の原因にもなりかねないと考え断念。

そこで目を付けたのはスマートデバイス (スマートフォンやタブレット) です。図面などを確認するために大きな画面が必要であることも踏まえて、タブレットの導入を進めました。タブレットであれば現場の手持ちも負担にならず、カバーを付けることで粉塵などの被害も少ないのではないかと考えたのです。さらに、図面の情報はクラウド上にアップしておけば、万一、タブレットが破損した場合でもデータまで壊れる心配もありません。

どこの現場でもすぐに図面をチェックできる!

B社が選んだのは、約10インチのタブレット。そして、すでに社内で利用していた「G Suite Business」のクラウドストレージ (Google ドライブ) に図面データを保存しました。『Google ドライブ』上にデータを保管することで、どの現場に行ってもすぐにタブレットで図面データを取り出すことができるようになりました。これまで複数の現場を回る際には準備に手間取っていましたが、今では外出時にタブレットさえ持てば、移動しながらあるいは現場で図面データを取り出す…ということもできるようになりました。データサイズが大きくなり、数も多い建築図面でも「G Suite Business」ならば、容量無制限 (注) なので気にせずに使うことができます。

  • 注)
    「G Suite Business」のご契約ID数が4ID以下の場合は1ID当たり1TBまでの容量になります。

また夏の暑い現場や雨天の日などは、大量の図面を抱えるだけで疲労していましたが、片手で持てるほど軽量になったことで、担当者の負担が大きく軽減しました。タブレットの画面は約10インチなので図面データの視認性には不安もありましたが、ディスプレイの解像度が高く、また必要な個所を拡大して見る事も可能なため、かえって細部は見やすくなりました。

事務作業を最小限にして、業務効率を改善!

現場で働く従業員の悩みには『作業の確認と報告』もありました。現場で行った作業内容を報告書にまとめ、上司に承認を取らなければならないのですが、この書類作成に手間がかかり、日中の現場仕事が終わったら、会社に戻ってデスクワークしているケースもありました。

そこで、タブレットで現場の写真を撮影し、その場で必要事項を入力すれば報告書が完成するような報告書フォーマットを作成。作業記録のデジタル化によって、事務作業を最小限に抑えて現場での作業を効率化すると同時にペーパーレス化も実現できました。

また、作業中に気になる点、疑問点が生じた場合は、わざわざ事務所に戻らず「G Suite Business」のビデオ会議機能 (Google ハングアウト) を利用して、上司に判断を仰ぐことができるように。お互いに正確な情報をリアルタイムで共有し、現場に適確なアドバイスを送ることでスピーディに正確な作業ができるようになりました。

* * *

このようにして、作業効率化に成功したB社。成功のキーワードをまとめると、『スマートデバイス』と『クラウド型グループウエア「G Suite Business」』の連携と言えます。

『スマートデバイス』内にデータを入れて持ち運ぶのではなく、クラウド上のストレージに保管することで、どこからでも見たい情報を見られること。スマートデバイスを遠隔拠点 (事務所) からの"目"として活用するなど、ぜひ、このようなアイディアを参考にしてみてはいかがでしょうか?

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