KDDIホーム 法人のお客さま 業務改善のヒント満載 お役立ちコラム タブレットが会議を変える4つの理由<小売業A社の場合>…シリーズ: 事例で見る"スマートデバイス with「G Suite Business」" (1)

タブレットが会議を変える4つの理由<小売業A社の場合>…シリーズ: 事例で見る"スマートデバイス with「G Suite Business」" (1)

本シリーズでは、中小企業が持つ課題の解決策として、スマートデバイスとグループウエア (「G Suite Business」) を活用したものを事例形式で取り上げます。今回は、小売業チェーンを展開するA社が、会議の効率化に成功した例についてご紹介します。

A社の本社は、数年前まで四半期ごとに全店舗の店長が集まり戦略会議を実施していました。時代の変化とともに会議の回数を増やしていたA社ですが、毎月開催を検討したところ、負担が大きいと反対する店舗が続出――。会議を増やしたいけれど増やせないA社の課題解決までの経緯をご紹介します。

  • 初回公開日2015年11月25日

会議や移動に時間やコストがかかってしまう…

A社は、主に生活用品を扱っていますが、かつては四半期ごとに、品揃えなどの販売戦略を考える店長会議を実施していました。しかし、競争が激化する中で他社との差別化を図るためにも、より短いサイクルで戦略を検討していく必要があり、店長会議も毎月の開催とすることになりました。
ところが、毎月開催としたことで、時間や費用面でいろいろな問題が出てきてしまいました。課題をまとめると下記のようになります。

●時間

  • 本社まで遠い店舗からは移動だけで1~2時間かかってしまう
  • 資料作成や会場設営などの準備に時間を取られるスタッフがいる
  • 資料は印刷も考えると、1週間前までに作成しなければならない

●コスト

  • 移動にかかる交通費 (ガソリン代・電車代・バス代)
  • 会議室周りのコスト (会議室の設営にかかる人件費・光熱費・冷暖房費など)
  • 資料 (用紙代・印刷代・ホッチキス・クリップなど)
  • その他 (お茶・お弁当など)

これらの課題を解決しなければならないA社。どうすべきか方法が見当たらない状況でした。

スマートデバイス活用が解決の糸口に

A社の会議改革が進み始めたのは、スマートデバイス (スマートフォンやタブレット)を各店舗で試験導入してからのこと。はじめは、「紙で配っていた資料がタブレットで読めるようになって便利」程度の認識でしたが、さらに情報のやりとりをしやすくするために、新たに「G Suite Business」を採用しました。

スマートデバイスの利用が浸透し始めると、「もっと役立てられる業務があるのでは?」とA社の経営層は考え始め、全社会議がその対象の一つとなりました。なぜ、会議なのか…それには、次のような理由があります。

理由1 ペーパーレス化

これまで配布していた紙資料をデータファイルで配布。スマートフォンやタブレットで閲覧することで印刷費や用紙代などの節約に。また、資料の準備がこれまで1週間前までだったのが会議前日までに作成してデータ配布すれば良くなったので、より直近の情報が盛り込めるようになるとともに、資料作成担当者にとっても時間の余裕が生まれました。

理由2 資料共有が容易になった

資料共有には「G Suite Business」のストレージ (Google ドライブ) を活用。会議用の配布資料や関連情報の共有が容易になりました。資料をあらかじめGoogle ドライブに保存し、共有用のURLを参加者に通知。参加者は通知されたURLを開くだけで資料をスマートデバイス上で閲覧できます。「G Suite Business」ならば、保存容量が無制限 (注1) なので気にせず、どんどんデータを保存できるので便利です。
また、閲覧履歴や閲覧権限の設定もできるため、経営層のみ見ることができる資料、店長まで見られる、全店員が見られる…というように、重要度に応じた資料の管理が簡単にできるようになりました。

  • 注1)
    「G Suite Business」のご契約ID数が4ID以下の場合は1ID当たり1TBまでの容量になります。

理由3 ビデオ会議が簡単に!

スマートデバイスと「G Suite Business」を併用することで、どこにいても簡単にビデオ会議 (Google ハングアウト) が利用できます。カメラはスマートフォンやタブレットに内蔵されているものでOK。音声はマイク付きイヤホンを接続すればより聞き取りやすくなります。 意外な手軽さに驚きながらも試験的にビデオ会議で全体会議を始めましたが、大きな問題もなく利用できました。会議参加者の移動コストや会議室周りのコスト削減にもつながり、全体会議のビデオ会議化は全社的に好評でした。

理由4 スケジュール調整が容易になり参加率アップ

全体会議の回数を増やすと、その分参加者全員のスケジュール調整が難しくなります。その点、ビデオ会議だと各人が自店舗にいながら参加できるのでスケジュールを調整しやすくなります。また、参加メンバーの予定調整も「G Suite Business」のスケジューラ (Google カレンダー) を活用することで、スケジュールの空き具合をリアルタイムに確認でき、予定を入れやすくなりました。

* * *

このようにして、会議改革に成功したA社。会議回数を増やすことができたとともに、より密度の濃い会議になり内容も充実できたとのことです。

A社の成功のキーワードをまとめると、『スマートデバイス』と『クラウド型グループウエア「G Suite Business」』の連携と言えます。中には「ビデオ会議に不安を感じる」という方もいるかもしれませんが、まずは無料で試用もできます (注2) ので、一度試してみてはいかがでしょうか。特に拠点同士が離れている企業、外出が多い営業担当者との打ち合わせなどに効果的に使えるはずです

  • 注2)
    「G Suite Business」の無償トライアルはこちらから

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「スマートデバイス×G Suite Business」活用ガイドブック

中小企業が抱える5つの課題を、スマートデバイスとG Suite Businessで解決! 解決方法のヒントを、事例とともにご紹介します。

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