KDDIホーム 法人のお客さま 業務改善のヒント満載 お役立ちコラム 「もう限界…」増え続ける業務データと管理負担、このままではデータ管理がおろそかに…

「もう限界…」増え続ける業務データと管理負担、このままではデータ管理がおろそかに…

本シリーズでは、中小企業がデータの紛失や流出に備えて適切な対策を行なうとともに、ビジネス上でメリットを得られた事例について取り上げます。

D社のシステム管理は、総務部の一担当者が、本業である総務業務と兼任して行っています。しかし、システム関連業務が増え続けたため、本業がおろそかに…。そんなD社の業務改善策とは?

管理者の負担はどんどん膨らみ…「今日も残業か…」

情報通信業D社では、社内のファイルサーバで製品情報や販売情報、財務・会計情報、顧客情報などを保管しています。しかし、最近では製品の画像や、説明用の動画など大容量のデータが増加し、ファイルサーバの容量がひっ迫しています。担当者はその都度社内に、「ファイルサーバの容量がいっぱいになりそうなので、不要なデータは削除してください」とアナウンスしていますが、その頻度も増え、管理の手間も増してきました。ついにはどうしても現状のままのファイルサーバでは限界があることが判明したため、新しいサーバも検討を開始することになりました。しかし、機器選定や予算確保、上司や社内関係者への説明などの業務がさらに担当者の肩にのしかかる事態に。

それ以外にも、日々巧妙化するサイバー攻撃などに備えたセキュリティ対策、社内のパソコンのソフトウェアのアップデートや管理など、システム関連のさまざまな業務もこなさなくてはならず、深夜までの残業も日常的となり、本業である総務の仕事にも支障が生じていました。

業務負荷も減り、サーバコストも削減する方法とは?

システム担当者の業務負担は増えるばかりでしたが、コストの面から、D社には専任の管理者はもちろん、担当者の増員すら難しい状況でした。しかし、このまま1人でシステム関連をやり続けるのは限界。担当者自身も次のようなリスクが発生する可能性を危惧していました

[1] 管理業務の負担が招くデータ紛失
管理すべきデータが大量に増え続けたことから、管理が行き届かず、保存しておくべきデータを削除してしまったり、バックアップの手順を誤りデータを喪失してしまったりといった問題が発生する危険性があります。

[2] サーバ機器の障害や、それに伴うデータの紛失
サーバのメンテナンスやアップデートがおろそかになることで、機器のトラブルが発生する懸念も。復旧には長い時間が必要になるため、その間事業は停止してしまうことになります。また、最悪の場合にはデータを復旧できない可能性もあります。

[3] サイバー攻撃に伴うリスク
情報セキュリティ対策が十分でないと、不正アクセスやウイルス感染が発生し、情報が外部に漏えいしたり、データが破壊されてしまう危険性があります。

このようなリスクを回避するために、D社のシステム担当者は新しいサーバの候補として、低コストで管理の負担も減らすことができる『クラウドサービス』を検討することにしました。『いつでもデータの保存容量を増減可能』で『増え続けるデータのバックアップやアーカイブ管理の手間が不要』という特長を持つ『クラウドサービス』です

こうして『クラウドサービス』を導入したD社。次のようなメリットが得られたようです。

[1] 管理業務の負担軽減

『クラウドサービス』を利用することで、D社側で機器やシステムのメンテナンス、データ管理をする必要がなくなり、システム担当者の業務は大幅に軽減され、本業の総務に集中できる時間が増えました。

[2] サーバ機器の障害や、それに伴うデータの紛失の心配が無用

保管データの損失・破壊がほぼない堅牢性の高い『クラウドサービス』を導入する事で、データ紛失のリスクも大幅に低減できました。

[3] 最新のサイバー攻撃にも対策可能

国際的な内部統制補償基準に基づいた『クラウドサービス』を利用することで、サイバー攻撃によりデータが漏えいしたり破壊されたりするリスクを大幅に低減することができました。

* * *

このようにD社では、『クラウドサービス』の導入によって、システム担当者の業務負担と新たなサーバ導入コスト、運用負荷を軽減することができました。さらに、データの紛失やマルウェアへの感染といったリスクも大きく軽減することができたのです。

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