KDDIホーム 法人のお客さま 業務改善のヒント満載 お役立ちコラム 【事例で紹介】説明会や面接は土日祝日、夕方に!? 残業続きの人事担当者を救う方法とは?

【事例で紹介】説明会や面接は土日祝日、夕方に!? 残業続きの人事担当者を救う方法とは?

6月選考解禁でも、長期化? 説明会や面接は土日祝日、夕方に!? 増大する採用担当の業務を効率化する方法とは

本シリーズでは、中小企業における、新卒・中途の採用業務の効率化を実現する方法や事例などを紹介していきます。

売り手市場でも学生の就職活動は長期化?
その理由と、採用担当者に課せられる業務とは

まずは、新卒採用の現状をみていきましょう。

<求人倍率>

近年、多くの企業で採用意欲が増しており、中途採用、新卒採用を問わず、人材市場は売り手市場になっています。2017年4月入社組の求人倍率は1.74倍 (2016年4月調査 (注)) と昨年同時期と同水準の高さです。

<選考解禁日>

2016年4月入社組の選考解禁日は『2015年8月1日』でした。学業に影響が出ないようにとの配慮から、前年と比較すると4カ月も遅くなったため企業の選考が短期化し、学生と企業のミスマッチが発生することも多く、結果として採用活動の長期化を招いてしまったという反省点がありました。

そこで2017年4月入社組からは2カ月前倒しの『2016年6月1日』を選考解禁日と設定。しかしながら今度は、選考解禁の前倒しにより学生の企業研究の時間が短縮され、業界や企業への理解が浅いまま採用選考に突入した学生が増えたこともあり、内定を得ても「まだほかに良い会社があるかも」と採用活動を継続する学生が多くなっているという別の問題が生じています。

このような現状もあり、企業の採用担当者は、新卒採用成功に向けてすべき業務が山積する状態になっています。

該当項目へジャンプしますさらに詳しく新卒採用業務の効率化策を知りたい

毎日の残業は当たり前。
学生と面接担当者のスケジュール調整だけで1日が終わることも。

採用担当者の業務は多岐にわたります。

採用戦略,選考,採用予定学生の募集,内定後の学生とのコミュニケーション,etc

また選考日程については、経団連が2015年12月に発表した『「採用選考に関する指針」の手引き』に次のような一文があります。

選考活動は、広報活動と異なり、学生が自主的に参加不参加を決定することができるものではないため、今般の開始時期の変更に伴い、学事日程に一層配慮していくことが求められる。(中略)
例えば授業やゼミ、実験、教育実習などの時間と重ならないような設定とすることや、土日・祝日、夕方以降の時間帯の活用なども含めた工夫を行うことが考えられる。

つまり、会社説明会や面接などの選考活動は、学業に影響の出ない土日や夕方などに開催に努めるよう求めているのです
実はここ数年、すでにいくつかの中堅企業では、土日や夕方に説明会、面接を開催しはじめていました。それは他社とのバッティングで学生が参加できないケースを減らすための工夫だったのですが、今回の経団連の指針によって、より多くの企業が土日・夜間を活用するようになると、その優位性が薄れてしまいます。

また、前述のように採用担当者の業務は多岐にわたるため日々忙しい状態です。土日の開催となると休日出勤せざるを得なくなりますが、平日も多忙なため代休が取れず、「これではまったく休みが取れない」と悲鳴を上げる担当者もいるのです。

そのため、採用担当者の業務を効率化し、軽減していくことが急務とされているのです

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面接日程の調整だけで1日がつぶれてしまうことも。効率化の方法は?

人事担当者の業務のうち非常に煩雑なもののひとつが「面接の日程調整」です
例えば学生から日程の変更の連絡が来た場合、下記のような調整が必要となってきます。

これらの調整のほとんどはメール連絡になるため、すぐに返信があるとは限りません。数十人の学生の面接日程の調整だけで数日かかった、丸1日面接スケジュールの調整しかしなかった、ということも珍しくないのです。上記のように一旦確定したはずの日程が、面接担当者や学生の都合で変更されるとさらに手間がかかります。スケジュール調整に忙殺され、他にやるべき業務に支障が出てしまう事態にもなりかねません。

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【事例】「採用面接のスケジュール管理」は『グループウエア』で!

このように複雑なスケジュール調整は『グループウエア』を活用することで効率化が可能です。すでに多くの企業で社内スケジュールやタスク管理のために『グループウエア』が利用されていますが、それを「採用面接のスケジュール管理」に活用するのです。

では先の例を『グループウエア』で管理した場合、どのくらい効率化できるのでしょうか?
応募学生から「予定変更」の依頼が来た場合を例に、具体例でみていきましょう。

■事例: 応募学生から「予定変更」の依頼が来た場合

まず会場 (会議室) の空き状況を『グループウエア』のスケジューラ機能で確認し、部屋を確保します。『グループウエア』のスケジューラ機能ではリアルタイムで会議室の空き状況が更新されていくため、ダブルブッキングの心配はありません。

つづいて、面接担当官のスケジュールも『グループウエア』のスケジューラ機能で確認します。すると当初予定のAさんはNGでしたが、次点候補のBさんのスケジュールは空いていることが判明したため、Bさんのスケジュールに予定を登録。

これらの事が、手元のパソコンやタブレットから、『グループウエア』のスケジューラ機能を使う事で瞬時に把握できるため、例え外出中だとしても、学生からの電話を一旦切って確認後に折り返すという必要がなく、即時に回答ができるのです

また面接担当のBさんにはスケジュール登録するだけで、予定登録メールが自動的に送信されるため、いちいち電話連絡をする必要もありません。

このように『グループウエア』の活用することによって、採用担当者を悩ませるスケジュール管理、調整の手間がかなり低減されるはずです。

* * *

採用担当者の本来の業務は、「企業が求める人材を採用する」ことにあります。ところが、現実としては、学生への対応や社内外協力先への対応など調整業務に時間を取られてしまっているのです。今回挙げた業務効率化はほんの一例ですが、ITサービスを活用するなどして簡略化できる業務は極力簡略化し、求める人材を獲得するための戦略策定にリソースを割くことが望まれます

■解決策となるツール・サービス

  • 煩雑な面接スケジュールを手間なく管理できるツール (『グループウエア』)
    →「G Suite
    →「Microsoft 365 with KDDI
  • タブレットの活用でさらに便利に!

詳しい内容の資料を無料でダウンロードできます

人事担当者のための「採用業務効率化の手引」

経営者・人事担当者必見。売り手市場でも採用を成功させるには? 人材採用に関する課題解決法を詳しく解説します。

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