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ビジネスで使うさまざまなソフトもクラウド化することで便利に

中小企業のためのクラウド導入のポイント 第4回 ビジネスで使うさまざまなソフトもクラウド化することで便利に

これまでサーバーのクラウド化を中心に話をしてきましたが、今ではハードウエアだけではなく、ソフトウエアやサービスもクラウド化されています。これらもクラウド化されることでさまざまなメリットが生じています。

ビジネスで使うソフトもクラウドで利用できる?

  • K社長:
    この前若手の社員から聞いたのですが、最近はOfficeソフトなんかもクラウドで使えるらしいですね。
  • S社長:
    マイクロソフトはOffice 365といって、グループウエアのサービスと主なOfficeソフトをクラウドで提供しているね。GoogleもG Suiteといって、グループウエアのサービスに加えて、ワープロソフト・表計算ソフトなど、一般的なビジネスソフトを提供している。ソフトもクラウドで、という話は増えていると思うよ。
  • K社長:
    それがよくわからないんですが、ソフトがクラウドで提供されるというのはどういうことなんですか?
  • S社長:
    例えばOffice 365なら、アカウントを契約するとインターネット経由でOfficeソフトがインストールされる。実際に使っている感覚は今までと変わらないね。ソフトの更新なんかは、自動的に更新される。今までOfficeソフトは更新されると、アップデートパッケージを買うか、新たに買うかしかなかったけれど、これも月に決まった利用料を払っていれば、いつでも最新版を使える。Googleもインストールするのではなくて、オンラインでそのソフトの機能を使うので、そもそもパソコン上にアプリケーションがない。これはちょっと感覚が違うかな。
  • K社長:
    今、社内にバージョンが違うOfficeソフトが混在しているんですが、そういうことはなくなるんですね。でも、今までだっていつも最新のソフトを使っていたわけではないので、そんなにメリットとは思えないんですが。
  • S社長:
    そうかもしれないね。ただ、最新版になることで、古いソフトがサポート切れになって買い換えなければならないという事態は避けることができる。それから、これは知人の会社のことだけど、データ入力や事務作業のアウトソーシングを受けているんだ。これが期末前は繁忙期になるから、パートの従業員を増やす。これまでは人数分のパソコンとインストールするソフトを購入していた。それをクラウドにしたら、繁忙期だけアカウントを増やせばいいので、かなりのコスト削減になったそうだ。
  • K社長:
    なるほど、そういう柔軟な使い方ができるんですね。

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クラウドで提供される、中小企業でも利用しやすいサービスが増えている

  • S社長:
    ビジネスソフトもそうだけれど、他にもクラウドで提供されるサービスがたくさんあるんだ。分かりやすいのは、財務や会計、人事系のサービスだな。
  • K社長:
    会計や財務はソフトを購入して、社内で使っていますよ。
  • S社長:
    それもクラウドでサービスになっているよ。契約していれば、クラウド上で財務や会計の情報を管理できる。今どきの税理士の先生もそういったサービスに対応しているので、先生もクラウドサービスにログインして書類を確認してくれる。これまでは何度も訪問してもらって、我々も時間を割いて面談していたが、これが大幅に減る。
  • K社長:
    そういえば、名刺管理なんかもテレビCMで見かけますね。
  • S社長:
    テレビCMでやっているような、サービス会社のサーバーで名刺情報を管理するサービスもあれば、自社で契約したクラウドサーバー上で管理するものもある。社員同士で、互いが持っている名刺を共有できるので、無駄がなくなるね。
  • K社長:
    いろんなクラウドサービスがありますね。
  • S社長:
    クラウドサービスのポイントは、スマートフォンやタブレット、ノートPCで活用できることだ。例えば、外に出ていることが多い営業担当にとって、交通費の精算のために会社に戻るのは大変だろう。クラウドの経費精算サービスを利用していれば、外出先から申請できるようになる。経費サービスを利用しなくても、一般的なクラウドのグループウエアを活用して、スマートフォンで入力した経費申請書を共有するだけでもじゅうぶん生産性は向上するだろうね。

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ソフトウエア、サービスのクラウド化がもたらすもの

サーバーのクラウド化にとどまらず、グループウエア・ソフトウエア・各種サービスのクラウド化が進んでいます。K社長とS社長の会話にあったように、ソフトウエアのクラウド化には、『必要な人数分だけ、アカウントを増減させることができる』ため、繁忙期がはっきりしている会社には便利です。また、社員がやめた場合も、アカウントを削除すればいいので、次の人が見つかるまでムダなコストを削減できます。
そして、常に最新のバージョンを使い続けることができるというメリットもあります。とくに財務・会計のサービスなどは、ソフトウエアを導入している企業も多いのですが、法改正などがあると、バージョンアップ版を購入するなどのコストが掛かります。クラウドサービスだと、それらの対応はサービス提供事業者が負います。使用者に特別な負担は生じないことが一般的です。

現在のクラウドサービス活用状況について当てはまるものをお選びください。(複数選択)

  • 『IT成熟度診断アンケート』KDDI まとめてオフィス株式会社 2018年3月

KDDI まとめてオフィスが行った調査でも、クラウドサービスを活用しているものとして、メールやグループウエア、サーバー類に続いて、経営管理情報が挙がっています。まだ2割に満たないのですが、大手企業では社内で専門のサービスを活用することが多い一方、中堅以下の規模の企業では、手軽でコストメリットが期待できるクラウドサービスの利用が、今後広がると考えられています。

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中小企業経営者のためのクラウド導入

クラウドサービスへの切り替えを判断するポイントや、クラウドサービスを利用することで得られるメリットを事例を交えてご紹介。

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