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営業の見積書・稟議申請の落とし穴。
業務スピードを上げて商機を逃さない

中堅企業のためのワークフロー改善 第4回 営業の見積書・稟議申請の落とし穴。業務スピードを上げて商機を逃さない

ワークフローのクラウド化について解説してきましたが、今回は、これまで登場してきたL社での実際の事例に基づいたケーススタディを見てみましょう。機械部品商社であるL社にとって、営業の効率化は大きな課題です。ワークフローの改善では、そこにどんな効果が期待できるでしょうか。

見積書の稟議申請ワークフローを改善する

L社では、現場からの要望も大きかった営業の『見積書申請』のワークフローの改善から手を付けることになりました。これまで、客先からも「見積書の提出が遅い」と言われていると、営業部門から苦情が出ていたためです。Y主任が営業部門からヒアリングできた課題は以下のとおりです。

  • 稟議が通るまでに時間がかかりすぎる。お客さまから「L社は返事が遅い」と言われてしまうこともある
  • 稟議書を書くのが面倒。見積書は導入済みのグループウエアで作成できるのに、稟議書は会社に戻ってプリントアウトしないといけない
  • 何度か、稟議書が途中で紛失したと言われた

これをもとに、第一営業部のW部長に話を聞くことにしました。

  • Y主任:
    早速ですが、調べてみるとうちの見積書の稟議は平均して1~2週間ほどかかっているんです。
  • W部長:
    遅いと言われているのは分かっているんだが、出張も多いし、なかなか目を通す時間が取れなくてね。
  • Y主任:
    そこでワークフローのクラウド化を考えています。これにより営業のみなさんは、スマートフォンかタブレットで稟議書を作れます。
  • W部長:
    さすがに詳細な見積内容が入った稟議書を、スマートフォンで作るのはまずいだろう。
  • Y主任:
    たしかにそうなのですが、今すでに見積書はグループウエアで作成・共有しています。稟議書に直接、詳細な見積内容を入れなくても、見積書とリンクしておけば問題ないですよね。
  • W部長:
    それもそうだな。そこで稟議書作成の手間は少し減るのか。でも、結局7人分に決済してもらうと時間はかかる (※コラム3参照)。一人一日でも一週間だ。
  • Y主任:
    そこで、課長決済が終わったら、W部長以上、取締役や常務・専務には同時に見ていただこうかと思っています。
  • W部長:
    第二営業部のG部長は?
  • Y主任:
    いままで入っていたのですが、必要ないかと。逆に、第二営業部の見積書稟議からは、W部長が外れていただきます。
  • W部長:
    かなり簡略化されるな。
  • Y主任:
    W部長も稟議書に目を通す手間が軽くなると思います。第二営業部の分がなくなるので、稟議書が大体半分になりますし、スマートフォンやタブレットで確認・承認できるので、出先でも大丈夫です。
  • W部長:
    それは助かるな。
  • Y主任:
    そのかわり、スマートフォンのセキュリティは確認させていただきます。指紋認証を含めた二段階認証は必須です。

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ワークフローのクラウド化で営業現場が変わった

  • W部長:
    Y主任、ちょっといいかな?
  • Y主任:
    はい、なんでしょうか。ワークフローのことでなにか問題でもありましたか?
  • W部長:
    いや、クラウド化から1カ月経つけれど順調だよ。部下たちからも「部長、早く承認してください」と急かされることもなくなった。逆に、誰が承認をしていないかも分かるから、私から常務を急かすこともあるくらいだ。
  • Y主任:
    常務も現場が困っているのが分かったとおっしゃっていました。
  • W部長:
    実際、私もお客さまから何度か呼ばれて、意思決定が遅いとお叱りを受けたことはあった。大きな声では言えないが「上が滞らせているのだから仕方がない」と思っていたところもあったな。それは反省している。
  • Y主任:
    そういえば、見積書の差し戻しも何件か出ていますね。以前はほとんどなかったのに。
  • W部長:
    これも反省だが、忙しさにかまけてあまりきちんと目を通していなかった点はあったようだ。移動中でも書類に目を通せるので、数字におかしなところがあったら戻すようにしている。恥ずかしい話だが、原価割れの見積書さえあった。一つ一つ見ていくと、いままで見逃していたことも多かったんだろうな。もしかしたら、利益率にも影響が出てくるかもしれないね。
  • Y主任:
    なるほど、問題が起こっていたわけではなくてよかったです。
  • W部長:
    そこで相談だが、交通費や経費の申請もワークフローをクラウド化できないかな。見積書稟議がこれだけ便利になったので、部下のみんながぜひ経費申請もと声を上げてきているんだ。
  • Y主任:
    それは検討しています。今度、N課長と相談に伺いますね。

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まず、できるところからクラウド化する

このL社の場合、特に問題が多いと考えられていた営業部門、特に見積書稟議からワークフローのクラウド化を進めることにしました。具体的には、見積書稟議だけなので書式を統一。稟議関係者がクラウドのシステムにログインして登録された稟議書を確認・承認するという流れにしました。営業担当が稟議書を作成・登録すると、まず営業課長が内容を確認・承認します。営業課長の承認を得られると、残りの決裁権者に一斉にメールで連絡が届くようになっています。

なかなか決裁権者がアクセスしない場合には、リマインドのメールも送るように設定しています。また、誰が内容を確認しているか分かるので、時には直接メールや電話で連絡をしているケースもあるようです。

見積書稟議をクラウド化してから、稟議がとおるまでの時間が平均5割短縮されたそうです。

L社が見積書稟議のワークフローに特化して、クラウド化を進めた理由に、総務と情報システム担当を兼務しているY主任の負担を考慮したことと、いきなり多くのワークフローをクラウド化して、社内が混乱することを避けたいとN課長が考えたからです。事実、W部長は見積書稟議のワークフローの好感触から、経費精算など他のワークフローのクラウド化を要望してきました。

いくらワークフローをクラウド化しても、使われなければ意味がありません。社内に広めていくためにも、実際にワークフローを使う社員の反応を確認してから、順を追ってクラウド化するのも一つの手段なのです。

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