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ワークフローの改善に効果を発揮、決裁権者がタブレットを持つべき理由

中堅企業のためのスマートデバイス活用術 スマートフォン・タブレット・ノートパソコンの効果的な使い分け方 第4回ワークフローの改善に効果を発揮、決裁権者がタブレットを持つべき理由

企業のなかで外回りが多い営業職、自宅やサテライトオフィスなどで働くテレワークの社員にとって、スマートデバイスは業務効率化や生産性の向上に大きく貢献します。また、スマートデバイスの活用は『書類のチェック』『稟議などの決裁』が多い経営層や決裁権者にとっても大きな効果を発揮します。そこで今回は経営層や決裁権者にとってのスマートデバイスの重要性について考えていきます。どういった場面でどういったスマートデバイスが有効になるのでしょうか。また効果的に活用するには何に注意すべきなのでしょう。

紙で行われるワークフローの問題点

KDDI まとめてオフィスが実施した『IT成熟度診断アンケート』結果によると、中堅企業 (100~499名) の26.7%が情報システムの運用効率化の取り組みの一つとして『ワークフローの改善』を挙げています。さらに『クラウド化』や『使いやすいシステムへの転換』『システムのスリム化』などが上位に入っていることから、多くの企業でより使いやすく効率的なシステムへの変換やワークフローの改善に積極的に取り組んでいることが分かります。

運用効率化に向けて取り組んでいる内容について、当てはまるものを下記よりお選びください。(複数選択)

  • 『IT成熟度診断アンケート』KDDI まとめてオフィス株式会社 2018年3月

従来の紙を使ったワークフローには、稟議書の作成・印刷、書類の回覧、承認申請と多くの手間がかかります。さらにフローの途中の段階で誰かが不在にしていれば作業がストップしてしまい、タイムロスも生じてしまうでしょう。前もって計画的に稟議を提出するのは大切ですが、新たな事業企画や、差し込みで入りやすい取引先への見積もりといったものへの承認に時間がかかってしまえば、大きなビジネスチャンスを逃してしまうリスクも抱えることになります。

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ワークフローをクラウド化することのメリットとは

紙で行っていたワークフローをクラウド化によってデジタルへ移行することのメリットは、単に業務のスピードが上がるだけではありません。具体的には次のようなメリットが考えられます。

  • 書類紛失のリスク減少、印刷・管理コストの削減
  • 紙の書類は作成や印刷の手間がかかることはもちろん、多くの社員が回覧するなかで紛失してしまうリスクもあります。クラウド化により、紙の印刷や管理にかかるコストの削減だけではなく、紛失リスクも大幅に減らせます。

  • 経営層、決裁権者の主業務に充てる時間を増やせる
  • よく耳にするワークフローの問題として、『多くの管理職が承認関連業務に時間を割かれてしまい、主業務に充てる時間が減少している』『紙での承認関連業務は非効率である』といったことがあります。これは紙のワークフロー運用で、承認が社内にいなければできないことが大きな原因です。また外出や出張が多い管理職・決裁権者の場合、限られた時間のなかで膨大な量の承認を行う必要があり、十分に目を通すことができないという問題点もあります。クラウド化すれば、承認業務を移動時間や空き時間に行えるようになり、主業務に充てる時間が増えます。時間に余裕が生まれることにより見落としが減り、一つ一つの書類に目を通せるようにもなるでしょう。

  • クラウド化することでこれまでのワークフローの問題点に気付ける
  • 紙のワークフローでは、どこで書類が止まっているのかが分かりづらいというデメリットがあります。しかしクラウド化すれば、システムを確認すれば承認作業がどこで止まっているかがすぐに分かり、ワークフローのボトルネックの解消につながります。またワークフローをクラウド化する際、これまでのワークフローを改めて見直すことで無駄な作業や承認を見付けることができれば、業務の無駄の大幅な削減が可能です。

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管理職・決裁権者に最適なスマートデバイスと注意すべき点

ワークフローをクラウド化することで、管理職・決裁権者は出張や打ち合わせなど、外出中でも承認作業が可能になります。外出先で承認作業をする際にスマートフォン・タブレット・ノートパソコンのなかでどのスマートデバイスが適しているかというと、おすすめはタブレットです。

承認作業は詳細な資料の読み込み、書類のチェックが必要な作業です。そのためスマートフォンでは画面が小さすぎて不便を感じることは容易に想定できます。画面の大きさという点ではノートパソコンが適していますが、承認作業は自らが書類を作成するわけではありません。そう考えれば、チェックや承認のためだけにわざわざノートパソコンを持ち歩くのは、負担になるうえ、コスト面で不経済です。

またノートパソコンはスマートフォンやタブレットに比べ、起動に時間がかかりがちであることも、効率化を目的とするうえで大きなマイナス材料となります。承認作業に特化するのであれば、タブレットが視認性・携帯性の面で最も適しているといえます。特に、元々ノートパソコンを持っていない管理職・決裁権者にはタブレットが手軽で使い勝手のよいデバイスとなるでしょう。

実際に、ワークフローをクラウド化した企業で、スマートフォンだけでは資料に目を通すことが難しく、タブレットを活用することでワークフローのクラウドでの運用が浸透した例があります。その場合、日常の連絡はスマートフォン、ワークフローでの承認・決済はタブレットと使い分けることが重要です。

最後にワークフローをオフィス外で行う際の注意点として、セキュリティ対策の徹底が挙げられます。タブレットが紛失や盗難にあった際に中を見られることのないよう、ワークフロー用に別途生体認証や多要素認証でセキュリティを高める、紛失時にデータを消去できるリモートワイプ機能を持たせることが重要です。

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業務効率アップ&人材活用に役立つ「スマートデバイス使い分け活用事例」

導入するうえで知っておきたいスマートフォン・タブレット・ノートパソコンそれぞれのメリット・デメリット、活用方法を解説します。

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