KDDIホーム 法人のお客さま 業務改善のヒント満載 お役立ちコラム 従業員の勤怠スケジュール管理を徹底することで実現する業務効率化

従業員の勤怠スケジュール管理を徹底することで実現する業務効率化

生産性向上のカギは、社員の労働状況を知ることから!? 第1回従業員の勤怠スケジュール管理を徹底することで実現する業務効率化

勤怠管理を含めた従業員の労働時間の管理は企業の責務です。しかし実際は適切に労働時間が把握されず、申告時間以上に残業していることが常態化してしまっているケースもあるようです。そこで今回は従業員の勤怠スケジュール管理を徹底することの重要性やメリット、スケジュール管理をしないことで起こるリスクについて考察していきます。

勤怠管理を徹底することが、企業の重要な責務に

2017年1月20日、厚生労働省は『労働時間の適正な把握のための使用者向けの新たなガイドライン』を策定しました。これは政府のワークスタイル改革推進の一環として行われたもので、企業に対し『従業員の労働時間を把握し、記録すること』を義務づけたものです。

このガイドラインのなかで重要なポイントは、従業員の始業・終業時刻の確認、記録に関し、『使用者が、自ら現認することにより確認し、適正に記録すること』を原則としている点です。そしてやむを得ず自己申告制で労働時間を把握する場合には、(1) 従業員に対し十分な説明をすること、(2) 実際の労働時間と申告した時間に著しい乖離がある場合には、実態調査を実施すること、(3) 自己申告できる時間数の上限を設けるといった適正な自己申告を阻害する措置を設けてはならないことなど細かく決められています。さらに、2019年4月に施行された『働き方改革関連法』では、企業が従業員の労働時間を把握し、管理することが明確に企業の義務とされました。

政府がここまで勤怠管理に関して細かいルールを策定した背景には、多くの企業で長時間労働が常態化し、それにより従業員の身体や精神に悪影響が出ていることが一つの要因です。2017年10月6日に厚生労働省が発表した2018年版のpdfファイルをダウンロードします『過労死等防止対策白書』(4.2MB) によると、勤務時間を原因の一つとする自殺者は1,991人 (2017年) となっています。人数としては2011年をピークに減少傾向にありますが、すべての自殺者のうち、勤務時間を原因の一つとする割合で見ると9.3%で過去最高の数字です。

自殺者数の推移 自殺者のうち、勤務問題を原因の一つとする割合

2018年版『過労死等防止対策白書』(厚生労働省) から引用

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労働時間管理のメリットは生産性向上が実現できること?

労働時間を適切に管理できていないと、あとから未払いの残業代を請求されるリスクもあります。従業員の負担が大きく、離職が増える可能性も否定できません。

労働時間の管理は、このようなリスク回避というどちらかというとマイナスな側面だけではなく、メリットも多くあります。それは、業務効率化・生産性の向上を実現できることなどです。

従業員の労働時間を把握していると、どの部署が忙しいのか、人出が足りていないのかが明確になり、適切な人員配置が可能です。例えば飲食チェーン店であれば、観光地周辺の店舗では、繁忙期に人員を増員するといった柔軟な判断もできるようになります。他にも経理担当者など、締め日、あるいは決算期などに業務が集中することが予想できる場合、あらかじめ労働時間の傾向が分かっていれば、その時期に負担が少ない部署からの応援を手配するなどで、業務の平準化を図ることが可能になります。全体的に過不足のない人員配置ができれば、結果として業務効率化、生産性の向上が実現します。

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労働時間を把握することは、企業の成長を促す

今、法律では労働時間の把握が義務付けられ、その理由としては『長時間労働の是正』『労働者の健康管理』などが挙げられています。勤怠管理においてそういった側面は大切ですが、一方で今回紹介したように、業務の効率化、生産性の向上を図ることが可能です。
みなさんのなかには、タイムカードを押した経験がある、今も押しているという人もいるでしょう。出勤簿に自分で出勤時間と退勤時間を記入して提出してきたという人もいるでしょう。それらのアナログな管理には、正確性、利便性、即応性の3つの点で課題があると考えられます。次回以降、この3つの課題を克服した労働時間の管理について解説していきます。

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ワークスタイル変革は勤怠管理から! 企業が今行うべき勤怠管理と、スマートフォンやグループウエアを活用した勤怠管理の事例を紹介

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