日々、さまざまな業務に追われる総務業務ですが、そのなかでも総務を行う従業員の大きな負担となるのが、毎月の従業員の勤怠管理ではないでしょうか。特にタイムカードを使ったアナログの勤怠管理となると集計だけでも相当な負担になります。クラウドでの勤怠管理では、その総務の業務を大きく効率化できるのです。

企業の規模や業種にもよりますが、総務が行う業務の多くはほかの部署の業務を円滑に進めていくうえで非常に重要です。そのためできる限り効率化を進めていかないと企業全体の業務も非効率なものになってしまいます。

そのなかでも従業員の勤怠をタイムカードで管理している場合、勤務時間の集計を手作業で行わなければなりません。その業務が集中するのは月末や締め日の忙しい時期であり、ほかの業務にも大きな影響が出るでしょう。しかも手作業での集計となるためミスが出る可能性も高く、担当者の残業時間も増えてしまいます。

このように総務での勤怠管理業務が滞ることで、経理部門にも大きな影響が出てきます。経理も総務同様に月末、締め日付近はさまざまな業務が集中し、もっとも忙しい時期です。そのため従業員の勤怠管理業務が長びくことで、給与計算が短期間に集中し、他の業務に影響が出かねないのです。結果として、総務部門、経理部門などで業務不可が高まることになってしまいます。

アナログ作業の勤怠管理をできる限り効率化し、業務の滞りを削減するために有効な方法であるクラウド化ですが、これまで紹介してきたように、具体的には次のようなメリットが生まれます。

勤怠管理をクラウド化し、スマートフォンやパソコンから始業・終業時間を打刻することで、勤務時間は自動で集計されます。そのため、入力の手間が省けるうえ、間違いもなく正確な時間が記録できます。

クラウドでの勤怠管理であれば、月末や締め日を待たず、常に最新の勤怠状況を確認できます。これにより、残業時間が多い従業員、部署がリアルタイムで分かるため、すぐに対応策を取ることも可能になります。

現在、多くの企業からクラウド型勤怠管理システムのサービスが提供されています。これらのサービスは初期費用がかからないものもあり、導入に大きなコストを必要としません。さらに簡単な勤怠管理であれば、グループウエアやチャットツールを使って行うことも可能です。これであれば、移行もスムーズで戸惑うこともありません。

クラウドで勤怠管理をする際、もし経理システムと連携させる機能が付いているものであれば、勤務時間だけではなく給与計算まで自動で行えるようになります。これにより総務だけではなく、経理部門の業務効率化も実現します。

地域の小規模工場が合併してできた金型製造のC社は、3ヶ所の工場を稼働させており、従業員はあわせて60名です。これまで勤怠管理はしていませんでしたが、拠点が増えて業務の管理が煩雑になったことに加え、商工会の勉強会で勤怠管理の重要性を感じるようになりました。そこで簡単なクラウドの表計算ツールを使い、出勤時と退勤時に事務室のパソコンで勤怠を入力するようにしました。

3カ所の工場すべてで同じ管理をしたところ、これまでは気付きませんでしたが、A工場では残業が発生しているのに、B工場では余裕があるといったように工場ごとに勤務時間のばらつきがあることが分かるようになりました。

それぞれの勤務時間はリアルタイムでスプレッドシートにまとまっていくため、A工場の仕事をB工場、C工場に割り振って平準化を図るといったことも可能になり、社全体として残業時間の削減を実現しました。また、同時に導入したチャットツールで拠点間のコミュニケーションも活性化でき、業務の改善案を共有することにつながりました。

ここまで勤怠管理をクラウド化することによって業務効率化や生産性向上を実現した事例をいくつかご紹介してきました。重要なポイントは単に始業・終業時間をクラウドで管理するということではなく、従業員の働いている状況をリアルタイムで確認することで、業務の進捗状況を把握できるようになるということです。

そうすることで例えば今回ご紹介した事例のように、リソースを業務の多い拠点から少ない拠点へ割り振ることも可能になり、結果として生産性は大きく向上します。そういった意味では、従業員の『働いている状況』=勤怠を把握しておくことから、ワークスタイルの変革が始まるといっても過言ではありません。